Politica de confidențialitate — serviciile Klaroo prin ContApp

Versiunea 1.0 • Ultima actualizare: 20 octombrie 2026

1. Operatorul și domeniul politicii

Dharma Innovation SRL, care oferă serviciile Klaroo, este operatorul datelor folosite pentru gestionarea solicitărilor și executarea propriilor servicii comandate prin ContApp. Date de identificare: CUI 37850795, nr. Registrul Comerțului J2017003299232; sediu: București, sector 4, str. Ciochină nr. 3, camera nr. 2, bl. 20, sc. 3, parter, ap. 30, România. Ne poți contacta la [email protected] sau la 021 555 63 67, inclusiv pentru protecția datelor. Nu avem desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO).

Politica se adresează clienților, reprezentanților lor și persoanelor ale căror date sunt necesare dosarului: titulari, asociați, administratori, beneficiari reali, proprietari ai sediului și semnatari. Explică prelucrările Klaroo în această colaborare, inclusiv continuarea lucrării în instrumentele Klaroo. Pentru alte funcții ale site-ului nostru, informarea generală este disponibilă la https://klaroo.ro/politica-confidentialitate/; pentru această colaborare se aplică detaliile din prezenta politică.

ContApp este operată de Kronos IT Support & Consulting SRL. Pentru administrarea platformei și scopurile sale proprii, ContApp este operator independent și are politica https://contapp.ro/politica-de-confidentialitate/. Atunci când găzduiește ori gestionează date exclusiv în numele și la instrucțiunile Klaroo, rolul său este de persoană împuternicită, cu obligațiile prevăzute de art. 28 GDPR. Rolurile se stabilesc pentru fiecare prelucrare; această politică nu înlocuiește acordurile dintre părți și nu transferă asupra clientului obligația de a le încheia.

2. Ce date primim și de unde

Primim prin comanda și mesageria ContApp, direct de la tine ori de la reprezentantul autorizat numele, e-mailul, telefonul, datele de facturare, serviciul ales, detaliile solicitării, documentele trimise, corespondența și starea plății. De la platformă și procesator primim datele tranzacționale necesare identificării și reconcilierii plății; Klaroo nu solicită prin mesaje numărul complet al cardului sau codul de securitate.

Pentru dosare ONRC prelucrăm, după procedură, datele de identificare ale persoanelor implicate, domiciliul, cetățenia, CNP-ul ori identificatorul cerut, date din actul de identitate, calitatea în firmă, participațiile, actele sediului, declarațiile și mandatele. Datele despre firmă includ denumirea, CUI-ul, numărul de înregistrare, sediul și activitățile CAEN. Datele firmelor sunt date personale atunci când identifică persoane fizice, inclusiv titulari PFA.

Pentru semnare folosim datele necesare inițierii identificării, rezultatul verificării furnizorului, datele certificatului, documentele semnate și dovezile tehnice ale semnării. Identificarea foto/video și emiterea certificatului sunt efectuate de furnizorul calificat, în prezent Trans Sped S.A. Înregistrarea video și datele biometrice din acel proces rămân la furnizor; Klaroo nu stochează înregistrarea video. Informarea furnizorului este comunicată în fluxul de identificare și poate fi consultată aici: Politica de confidențialitate Trans Sped.

Putem verifica date relevante în registrele ONRC, ANAF sau alte surse oficiale și putem primi acte de la avocatul împuternicit ori confirmări de la furnizorul de semnătură. Dacă folosim aplicațiile Klaroo, sunt prelucrate și date de cont și securitate, precum identificatori de utilizator, momente de acces, IP, dispozitiv și jurnale tehnice. Datele de navigare colectate de ContApp pentru propriul site sunt descrise de ContApp.

Solicităm numai datele necesare operațiunii. CNP-ul nu este obligatoriu doar pentru emiterea unei facturi către o persoană fizică; poate fi însă necesar distinct pentru actele sau identificarea cerute de serviciu. Nu solicităm date de sănătate, opinii politice ori alte categorii speciale pentru comenzile obișnuite. Dacă o procedură impune asemenea date sau date despre condamnări, stabilim condiția legală aplicabilă înainte de colectare. Nu încărca documente fără legătură cu lucrarea.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

• Oferta, comanda și serviciul cerut de o persoană fizică: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, pentru măsurile precontractuale solicitate și executarea contractului. Folosim datele de contact, comandă, dosar și semnare necesare lucrării.

• Reprezentanții firmelor și celelalte persoane implicate în dosar: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, pentru interesul legitim de a comunica cu clientul, a pregăti și executa corect operațiunea cerută; art. 6 alin. (1) lit. c) se aplică acolo unde o dispoziție legală ne obligă la acea prelucrare. Nu extindem automat temeiul contractului asupra unei persoane care nu este parte la el.

• Facturare, contabilitate și raportări obligatorii: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, potrivit Legii nr. 82/1991, legislației fiscale și OUG nr. 120/2021 privind RO e-Factura, în măsura aplicabilă. Transmitem ANAF datele prevăzute de lege.

• Identificarea și semnarea dosarului: executarea serviciului solicitat și interesele legitime explicate mai sus, după persoana vizată; păstrarea ori raportarea cerută expres de lege se bazează pe art. 6 alin. (1) lit. c). Furnizorul calificat și avocatul stabilesc separat temeiurile obligațiilor lor profesionale. Verificările de cunoaștere a clientelei impuse de Legea nr. 129/2019 se aplică atunci când serviciul și calitatea legală a entității atrag aceste obligații.

• Securitate, prevenirea fraudei, reclamații și apărarea drepturilor: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, pentru protejarea sistemelor, a clienților și a drepturilor noastre. Limităm datele și accesul la ceea ce este necesar și analizăm drepturile persoanelor afectate.

• Oferte și newsletter Klaroo: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și Legea nr. 506/2004, pe baza unui consimțământ separat, opțional. Acceptarea termenilor sau cumpărarea prin ContApp nu înscrie automat clientul la newsletter. Confirmările, cererile de acte și mesajele despre lucrarea comandată sunt comunicări de serviciu.

Datele cerute prin lege ori necesare contractului sunt indicate la solicitare. Dacă nu le furnizezi, este posibil să nu putem emite actele, verifica identitatea sau executa operațiunea; îți explicăm ce lipsește și efectul concret. Refuzul marketingului nu împiedică prestarea serviciului.

Când primim datele tale de la client sau dintr-o sursă publică, te informăm potrivit art. 14 GDPR cel târziu într-o lună de la obținere. Dacă te contactăm ori divulgăm datele mai devreme, te informăm cel târziu la prima comunicare sau prima divulgare, după caz, sub rezerva excepțiilor prevăzute de lege. Clientul care transmite datele altora trebuie să aibă un temei legal și să le faciliteze accesul la politică; această obligație nu înlocuiește responsabilitatea Klaroo de informare.

4. Cine primește datele

Accesul este limitat la personalul și colaboratorii care au nevoie de informații pentru serviciu. Destinatarii pot fi ContApp pentru comandă și comunicare; furnizorii de găzduire, stocare, e-mail/SMS și suport IT; furnizorii de facturare și contabilitate; procesatorul de plăți și instituțiile bancare implicate în tranzacție; avocatul mandatat și furnizorul calificat de semnătură. Transmitem numai datele necesare rolului fiecăruia.

Furnizorii care lucrează în numele Klaroo au obligații de confidențialitate și de prelucrare conform art. 28 GDPR. Avocatul, furnizorul calificat, băncile și alți destinatari pot fi operatori independenți pentru activitățile și obligațiile lor legale. Nu presupunem că orice partener este persoană împuternicită.

Pentru operațiunea solicitată transmitem actele către ONRC și, după caz, către alte instituții competente. Înregistrarea unei firme poate implica publicitatea legală a unor date în registre și acte oficiale. De asemenea, comunicăm date ANAF, instanțelor ori altor autorități numai în condițiile legii. Transmiterea către un contabil sau alt partener pentru un serviciu distinct se face la solicitarea ta, cu informarea despre destinatar și scop; nu vindem datele pentru marketingul altora.

5. Locul prelucrării și transferurile internaționale

Potrivit politicii generale Klaroo, prelucrarea proprie se desfășoară de regulă în România și în Spațiul Economic European (SEE). Aceasta nu reprezintă o garanție că toate prelucrările independente ale ContApp sau ale altor furnizori rămân în SEE; fiecare își descrie furnizorii și transferurile în propria informare.

Dacă o prelucrare organizată de Klaroo implică un transfer în afara SEE, acesta se poate face numai cu un mecanism valabil din capitolul V GDPR: o decizie de adecvare aplicabilă destinatarului sau garanții precum clauzele contractuale standard, cu evaluarea și măsurile suplimentare necesare. Poți solicita la [email protected] informații despre destinație și o copie a garanțiilor, cu protejarea informațiilor confidențiale.

6. Cât timp păstrăm datele

• Solicitări, comenzi, corespondență și dovezi de executare: pe durata lucrării/relației contractuale și, în mod obișnuit, 3 ani de la încheierea acesteia, pentru eventuale pretenții. Pentru o cerere fără contract, păstrăm corespondența relevantă cel mult 3 ani de la ultima interacțiune; eliminăm mai devreme actele care nu mai sunt necesare.

• Facturi și documente justificative contabile: 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, conform art. 25 din Legea nr. 82/1991. Situațiile financiare ale prestatorului, dacă includ date personale, au termenul legal distinct de 10 ani.

• Documentele dosarului și dovezile de semnare: cât sunt necesare executării și dovedirii operațiunii, în mod obișnuit pe durata relației și 3 ani după încheiere; un termen legal special sau un litigiu justifică păstrarea documentelor relevante mai mult timp. Furnizorul calificat are propriile termene pentru identificare și certificate.

• Documente de cunoaștere a clientelei supuse Legii nr. 129/2019: 5 ani de la încetarea relației ori tranzacția ocazională, când obligația se aplică; prelungirea se face numai în condițiile legii.

• Jurnale tehnice Klaroo: de regulă între 30 de zile și un an, după scopul de securitate; extrasele necesare investigării unui incident pot fi păstrate până la soluționare.

• Marketing: până la retragerea consimțământului sau încetarea utilizării în acel scop. Păstrăm separat dovada acordului, în mod obișnuit până la 2 ani după retragere, și evidența minimă a dezabonării necesară pentru respectarea opțiunii.

Un litigiu, o obligație legală de conservare sau o solicitare legală a autorității poate prelungi păstrarea strict pentru datele necesare. La expirarea scopului și a termenelor aplicabile, ștergem sau anonimizăm datele, inclusiv prin ciclul de înlocuire a copiilor de siguranță, al căror acces rămâne restricționat. Închiderea contului ContApp nu șterge automat evidențele pe care Klaroo ori un alt operator trebuie să le păstreze.

7. Drepturile tale și cum le exerciți

Poți cere acces la date și o copie, rectificarea, ștergerea sau restricționarea în condițiile GDPR. Ai drept la portabilitate pentru datele furnizate, prelucrate automat pe baza consimțământului ori a contractului. Poți formula opoziție la prelucrarea bazată pe interes legitim, din motive legate de situația ta, și te poți opune oricând marketingului direct. Retragerea consimțământului nu afectează prelucrarea legală anterioară.

Scrie la [email protected], trimite cererea prin mesageria ContApp către Klaroo sau prin poștă la sediul din secțiunea 1. Pentru dezabonare poți folosi și legătura din mesajele comerciale. Cererile sunt, în principiu, gratuite. Dacă avem îndoieli întemeiate privind identitatea, cerem numai informațiile suplimentare necesare verificării.

Răspundem fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu două luni în funcție de complexitate și număr; te informăm despre motive în prima lună. Cererile vădit nefondate sau excesive pot fi refuzate motivat ori pot atrage o taxă rezonabilă, în condițiile art. 12 GDPR. Ștergerea nu se aplică datelor pe care trebuie să le păstrăm legal ori pentru apărarea unui drept.

Poți depune o plângere direct la ANSPDCP, https://www.dataprotection.ro/, e-mail [email protected], B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, cod 010336, București, telefon 031 805 92 11, și te poți adresa instanței competente. Nu trebuie să ne reclami mai întâi nouă. Pentru prelucrările independente ContApp poți contacta operatorul platformei; dacă ne trimiți o cerere care privește acele date, te îndrumăm către destinatarul potrivit.

8. Automatizare, cookie-uri și securitate

Klaroo folosește automatizări pentru pregătirea documentelor și gestionarea fluxului. Potrivit politicii sale generale, nu ia decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau afectează similar semnificativ persoana; verificarea umană rămâne necesară pentru asemenea decizii. Automatizarea nu înlocuiește verificarea și semnarea actelor de persoanele competente. Simpla comandă nu autorizează transmiterea dosarului către un serviciu de inteligență artificială pentru scopuri noi; o astfel de prelucrare cere informarea și temeiul adecvate.

Cookie-urile și analiza navigării pe ContApp sunt gestionate la nivelul platformei, potrivit politicii https://contapp.ro/politica-utilizare-cookies/. Când accesezi separat Klaroo, se aplică politica https://klaroo.ro/cookies/ și opțiunile de consimțământ ale acelui site. Cookie-urile care cer consimțământ nu sunt autorizate prin simpla acceptare a acestor termeni.

Aplicăm măsuri adecvate riscului: comunicații securizate, acces limitat, obligații de confidențialitate, jurnale și copii de siguranță. Nu transmite parole sau coduri de autorizare prin mesaje. Pentru o încălcare de securitate, evaluăm riscurile și notificăm autoritatea fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință, exceptând situația în care este improbabil un risc pentru drepturi și libertăți. Informăm persoanele afectate fără întârzieri nejustificate când există risc ridicat, potrivit art. 34 GDPR.

9. Actualizări și contact

Actualizăm politica atunci când se schimbă serviciile sau prelucrările. Publicăm versiunea și data și comunicăm schimbările importante printr-un canal adecvat, înaintea prelucrării în scopuri noi. Continuarea utilizării nu reprezintă consimțământ pentru scopuri care cer o alegere distinctă. Pentru explicații sau exercitarea drepturilor: [email protected], telefon 021 555 63 67.